Консультація 24.08.21

Щодо заправлення автомобіля працівником підприємства у вихідні або неробочий час

 

240421

Заправка автомобіля — отримання пального від спеціалізованого підприємства-реалізатора — може, як правило, відбуватися безпосередньо шляхом придбання його водієм за готівку або за паливними картками чи талонами. При застосуванні паливних карток чи талонів реалізатор надає відповідний звіт, накладну чи інший документ щодо обсягів заправленого пального. А при придбанні пального за готівку водій надає авансовий звіт із підтвердними документами. В обох випадках, як правило, видно дату і час, а також місце заправки, і податківці можуть звернути на це увагу під час перевірки. І поставити запитання про донарахування ПДФО, зменшення витрат і податкового кредиту в податковому обліку з відповідних податків на пальне, що було заправлене у вихідні дні або у неробочий час.

Загалом такий підхід не можна вважати правильним, бо сам факт заправки у вихідні чи в неробочий час свідчить лише про заправку. А заправка і використання (списання) пального — зовсім різні господарські операції. Адже саме списання пального є операцією, що засвідчує використання його в господарській діяльності. І якщо водій заправився у вихідний, а автомобіль використовував у робочий час, що підтверджується первинними документами, то факту використання автомобіля в особистих інтересах немає.

Тож деякі підприємства, що використовують подорожні листи і дозволяють своїм водіям заправку у вихідний день, іноді практикують складання подорожніх листів на цей день виключно на факт заправки (без пробігу).

Отже, сам факт заправки пального, підтверджений відповідними документами, свідчить лише про вчинення водієм як представником підприємства юридично значущої дії: отримання пального (а в разі придбання за готівку — також і сплату за нього коштів). Про використання пального свідчать зовсім інші документи (подорожні (шляхові) листи чи інші первинні документи, прийняті на підприємстві). Тож отримання або придбання пального у вихідний день не означає, що воно було використане працівником у вихідний день та на невиробничі потреби. Таку позицію підтримує і Львівський окружний адміністративний суд рішенням від 20 червня 2018 року по справі №813/3457/17, яким адміністративний позов задовільнений повністю. Згідно Позову, позивач не погоджується із висновками контролюючого органу зазначає, що сам факт заправки у вихідні дні чи в не робочий час свідчить лише про заправку. Заправка і використання (списання) пального зовсім різні господарські операції. Адже списання пального є операцією, що засвідчує використання його в господарській діяльності.

Законодавство не забороняє вчинення правочинів щодо придбання або отримання пального від імені підприємства в неробочий час. Водночас практика змушує уникати випадків заправки у вихідні дні або обґрунтовувати ці факти особливими потребами (підготовка до поїздки, відрядження, робочий день цього конкретного працівника, ненормований робочий час тощо). Тут слід бути готовим до особливої уваги перевіряльників до таких фактів і до необхідності обстоювати свою позицію в суді.

Зважаючи на вище зазначене, констатуємо, що заборони, щодо заправлення автомобіля у неробочий час, на власний розсуд, в законодавстві відсутні. Не потрібно і табелювати працівника у такі неробочі години, або вихідний день, якщо, заправка автомобіля у позаробочий час здійснювалася ним на власний розсуд.

В даному випадку і жодних податкових наслідків, вважаємо не виникає у жодної зі сторін.

Але, якщо така ситуація виникла з ініціативи роботодавця, то вона має бути передбачена відповідним наказом, наприклад, про залучення такого працівника до роботи у вихідний день, або поза межами робочого часу. В такому разі, такі години (день) слід відповідно і табелювати, і оплачувати.

Що стосується податкових наслідків, то, на нашу думку, якщо працівник, на власний розсуд прийняв рішення стосовно заправлення робочого автомобіля поза межами робочого часу, то це не призводить до податкових наслідків, оскільки, як зазначалося вище, факт заправки не свідчить про використання автомобіля у негосподарських потребах.

Якщо є необхідність використання робочого автомобіля на власний розсуд та для власних потреб, і при цьому роботодавець не проти такого використання, податкові наслідки можуть виникнути, якщо Ви маєте намір здійснювати будь які оплати пов’язані із таким використанням (компенсація за витрачене паливо тощо).

Цільове використання службових автомобілів можна визначити в наказі про облікову політику. Використання службового автомобіля в робочих цілях означає, що працівник експлуатує його з метою виконання трудових обов’язків. Як правило, функції персоналу регулюються трудовими договорами, посадовими інструкціями, специфікою виду діяльності підприємства.

Якщо, все ж таки, є необхідність експлуатації автомобіля працівником поза межами робочого часу, то, в такому разі, йому слід встановити ненормований робочий час. Такий робочий час встановлюється колективним договором або наказом по підприємству. Але, зауважте, що в такому разі, працівник матиме право на додаткову відпустку за особливий характер праці - тривалістю до 7 календарних днів. Крім того, йому необхідно буде встановити доплату за ненормований робочий час – її розмір також встановлюється колективним договором або наказом, або затверджується положенням про оплату праці.

Що ж стосується використання службового автомобіля в неслужбових цілях, то мається на увазі, що співробітник їздить на службовому автомобілі у приватних справах, які не пов’язані з його трудовими функціями. Очевидно, що використання автомобіля працівником під час відпустки, у період тимчасової непрацездатності, у вихідні дні досить наочно і може спричинити за собою податкові наслідки для підприємства. Що стосується використання автомобіля до або після закінчення робочого дня, то можливий варіант, коли місцем стоянки автомобіля може бути визначений гараж (особистий або орендований), який знаходиться поблизу місця проживання працівника.

На підприємстві доцільно оформляти дорожні листи службового легкового автомобіля. Незважаючи на те, що наказ Держкомстату України від 17.02.98 р. № 74, яким було затверджено типову форму первинного обліку роботи службового легкового автомобіля та Інструкція про порядок її застосування, втратив чинність на підставі наказу Державної служби статистики України від 19.03.2013 р. № 95, підприємствам рекомендовано вести облік використаного на автомобіль пального із застосуванням самостійно виготовлених бланків дорожніх листів, які повинні містити обов’язкові реквізити або реквізити типових або спеціалізованих форм. Дану вимогу передбачено пунктом 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88 (листи Мінінфраструктури від 23.04.2013 р. № 4492/25/10-13 та МФУ від 06.12.2013 р. № 31-08410-07-27/35654). В такому дорожньому листі можна чітко розмежувати роботу автомобіля в робочий і неробочий час.

Якщо мали місце випадки використання автомобіля в особистих цілях працівника, вартість таких витрат може бути утримана з заробітної плати або відшкодована підприємству шляхом внесення коштів у касу. В іншому випадку, такі витрати згідно з п.п. 164.2.17 ПКУ визнаються доходом працівника, отриманим як додаткове благо (в ф. №1ДФ відображаються з ознакою “126”). Оскільки такий дохід отриманий у негрошовій формі, сума ПДФО розраховується із застосуванням “натурального” коефіцієнта.

Також операція є об’єктом оподаткування військовим збором згідно з пп. 1.2 п. 161 підрозділ. 10 розд. XX ПКУ.

Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 р. № 2464-VI до бази оподаткування ЄСВ включається сума коштів, отримана найманим працівником як основна і додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати та винагороди, за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами. При цьому до фонду оплати праці відносяться, зокрема, інші виплати індивідуального характеру (п.п. 2.3.4 розд. 2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 р. № 5). Тому витрати, пов’язані з використанням службового автомобіля в особистих цілях, є базою нарахування ЄСВ за ставкою 22%.

Для цілей визначення бази оподаткування ПДФО, ВЗ і ЄСВ підприємству необхідно визначитися зі складом витрат, пов’язаних з використанням автомобіля, а також визначити частку таких витрат в частині використання автомобіля в особистих цілях працівник.

Відповідно до п.п. 134.1.1.НКУ об’єктом оподаткування є прибуток, який визначається шляхом коригування фінансового результату до оподаткування на різниці згідно з розд. III ПКУ. Різниці, пов’язані з негосподарської діяльністю, не передбачені.

Що стосується ПДВ, то відповідно до п. 198.5 ПКУ платник ПДВ зобов’язаний нарахувати умовні зобов’язання виходячи з бази оподаткування, визначеної відповідно до п. 189.1 ПКУ, скласти не пізніше останнього дня звітного періоду і зареєструвати в ЄРПН зведену податкову накладну по товарах, роботах, послугах, необоротних активах, якщо вони починають використовуватися в операціях, які не є господарською діяльністю платника податку.

                                                                 Загорулько Г.В.                                     ТОВ «Профі-Аудит»

»