Консультація 19.11.19

Щодо податкових ризиків компенсації працівникам витрачених ними коштів виданих під звіт.

090419

Відповідно до п. 1 ч. 1 ст. 29 Кодексу законів про працю України (надалі – КЗпП України), до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний роз’яснити працівникові його права і обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці, де він буде працювати, небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоров’я, його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору.

За загальним правилом, працівнику відшкодовуються витрати на проїзд, пов’язані з виконанням трудових обов’язків, до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (відрядження), а також у зв’язку з прийняттям на роботу у іншу місцевість.

Зокрема, працівнику відшкодовуються витрати в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування з урахуванням таких додаткових витрат, як користуванням постільною білизною в поїздах та страхових платежів на транспорті.

Компенсація вартості проїзду в інших випадках може здійснюватися за рішенням керівника підприємства (право роботодавця), або у випадку, якщо відшкодування витрат на проїзд обумовлено трудовим договором (обов’язок роботодавця).

Компенсація вартості проїзду за рішенням керівника також можлива у випадку, коли витрати на проїзд, здійснені працівником, не пов’язані з виконанням трудових обов’язків та не передбачені трудовим договором. Компенсовані витрати в такому випадку є додатковим благом та підлягають оподаткуванню (пп. «а» п. 164.2.17. Податкового кодексу України).

Прикладом такої компенсації є оплата вартості проїзду працівника до місця роботи (за відсутності такої попередньої домовленості у трудовому договорі), виконання працівником доручень в межах населеного пункту (навіть у випадку, коли доручення не є трудовим обов’язком працівника та його використання не передбачено трудовим контрактом). А також відшкодування витрат на проїзд на власному автомобілі (витрати на пальне, амортизація, паркування та ін.), навіть якщо таке використання транспортного засобу було спрямоване на виконання окремих трудових функцій (однак, не передбачено трудовим контрактом).

Крім того, ст. 13 КЗпП передбачено, що у колективному договорі встановлюються взаємні зобов'язання сторін щодо регулювання виробничих, трудових, соціально-економічних відносин. Зокрема, колективним договором встановлюються гарантії, компенсації, пільги.

Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 N 59, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 31.03.98 за N 218/2658, із змінами та доповненнями (далі - Інструкція N 59). При цьому інші підприємства та організації можуть використовувати Інструкцію N 59 як допоміжний (довідковий) документ.

Згідно з загальними положеннями розд. I Інструкції N 59 службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженням, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором, трудовим договором (контрактом) між працівником і власником (або уповноваженою ним особою / керівником).

Тобто, як зазначалося вище, колективним договором повинно бути визначено, чи вважаються службові поїздки працівників в інші населені пункти службовим відрядженням або роботою, що має роз'їзний (пересувний) характер.

Якщо колективним договором, який діє на підприємстві, визначено, що службові поїздки відповідних категорій працівників - це робота, яка постійно проводиться в дорозі і має роз'їзний характер, то відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 31 березня 1999 року N 490 «Про надбавки (польове забезпечення) до тарифних ставок і посадових окладів працівників, направлених для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, та працівників, робота яких виконується вахтовим методом, постійно проводиться в дорозі або має роз'їзний (пересувний) характер» таким працівникам відшкодовуються витрати на проїзд до місця відрядження і назад, а також на наймання житлового приміщення в порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України для відряджень у межах України і за кордон.

Оподаткування доходів фізичних осіб регламентується розд. IV Податкового кодексу України від 02 грудня 2010 року N 2755-VI, із змінами та доповненнями (далі - ПКУ), згідно з пп. 164.2.1 п. 164.2 ст. 164 якого до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включаються доходи у вигляді заробітної плати, нараховані (виплачені) платнику податку відповідно до умов трудового договору (контракту).

Для цілей розд. IV ПКУ заробітна плата - це основна та додаткова заробітна плата, інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються (надаються) платнику податку у зв'язку з відносинами трудового найму згідно із законом (пп. 14.1.48 п. 14.1 ст. 14 ПКУ).

Отже, до складу зарплати включається надбавка за роз'їзний характер роботи.

Витрати на проїзд до місця роботи і назад, а також на наймання житлового приміщення мали б відшкодовуватися в порядку, визначеному КМУ для відрядження у межах України і за кордон (п. 3 Постанови № 490), тобто на підставі авансового звіту. Однак ДФС, зважаючи на згаданий у Вашому запиту ЗІР, вважає, що ці суми мають оподатковуватися.

З такою думкою не згодні, оскільки працівник здійснює поїздки безпосередньо для виконання своїх трудових функцій, які іншим шляхом виконати неможливо, а тому витрати на проїзд повинні відшкодовуватися на підставі авансового звіту. Крім того, радимо прописати таку можливість компенсації у внутрішньому положенні, наказі або трудовому договорі.

Ганна Загорулько                                 ТОВ «Профі-Аудит»