Консультація 06.08.19

Звітування працівника за декілька відряджень поспіль, та щодо можливості надсилання авансового звіту поштою

090419

У відповідності до пп. 170.9.2 та 170.9.3 п. 170.9 ст.170 Податкового кодексу України (далі - ПКУ) звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, подається за формою, встановленою Наказом Мінфіну від 28.09.2015 р. № 841, до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку:

а) завершує відрядження;

б) завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що видала кошти під звіт.

А за наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх видала, до або під час подання зазначеного звіту.

Крім того, встановлені і строки для подання звіту щодо витрат, пов’язаних з відрядженням чи виконанням деяких цивільно-правових дій, що були оплачені з використанням корпоративних платіжних карток, дорожніх, банківських або іменних чеків, інших платіжних документів, з урахуванням таких особливостей:

а) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку отримав готівку з застосуванням платіжних карток, він подає звіт про використання виданих на відрядження коштів і повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження;

б) у разі якщо під час службових відряджень відряджена особа - платник податку застосував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, а строк подання платником податку звіту про використання виданих на відрядження коштів не перевищує 10 банківських днів, за наявності поважних причин роботодавець (самозайнята особа) може його продовжити до 20 банківських днів (до з'ясування питання в разі виявлення розбіжностей між відповідними звітними документами).

Як бачимо, швидкість переміщення працівника з одного відрядження в інше не є підставою для того, щоб порушувати порядок звітування щодо здійсненого ним першого відрядження та зміни взагалі порядку звітування по відрядженням.

Тому, вважаємо, скільки видано наказів про відрядження, стільки має біти і авансових звітів.

Як вже зазначалося, головними у механізмі подання авансового звіту є норми пп. 170.9.2 ст.170 ПКУ, де вказано, що авансовий звіт подається за затвердженою формою і у які строки.

Додатково питання подання авансового звіту тою чи іншою мірою розкривають:

-  Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148;

-  Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59 (далі — Інструкція № 59). Хоча вимоги цього нормативно-правового акта не є обов'язковими для виконання суб'єктами підприємництва (вони стосуються лише бюджетників), його можна використовувати як певний орієнтир;

-  Порядок складання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну України від 28.09.2015 р. № 841.

Вказані нормативні акти тільки фіксують, що авансовий звіт повинен надати сам працівник. Додаткових вимог щодо того, як саме слід подати такий авансовий звіт, в жодному нормативному акті не прописано.

Тож, на нашу думку, авансовий звіт все ж можна надсилати поштою із відповідними підтверджуючими документами до офісу підприємства, оскільки це прямо не заборонено. Головне, щоб авансовий звіт потрапив бухгалтеру на стіл у граничні строки, зазначені вище. І якщо у відрядженого працівника залишилась невикористана частина авансу, відповідно він повинен перерахувати її на поточний рахунок підприємства відповідно до пп. 170.9.2 ст.170 ПКУ.

 

Ганна Загорулько                                                                                 ТОВ «Профі-Аудит»