Консультация 21.05.19

О выдаче на зарплатную карточку аванса на новую командировку без отчетности за предыдущую

090419

Требования к выдаче средств под отчет и правила отчетности за полученные средства установлены п.19-20 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением НБУ №148 от 29.12.2017 г.. (Далее - Положение №148). Так, выдача подотчетному лицу наличных денег под отчет производится при условии представления им в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы. Отчетности за полученные под отчет наличные средства осуществляется в соответствии с законодательством Украины.

Если аванс на командировку перечислены на личную платежную (зарплатную) карточку работника, с момента зачисления средств на карточный счет (далее - картсчет) их считают выданным под отчет. Поэтому командирован работник должен отчитаться за полную сумму полученных на картсчет средств.

Что касается ответственности за нарушение сроков использования выданных под отчет денежных средств, установленной ст.1 Указа Президента от 12.06.1995р. №436 / 95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности» (далее - Указ №436 / 95), то, по нашему мнению, действие Указа №436 / 95 не распространяется на расчеты между предприятием и работником путем перечисления средств с текущего счета на личный картсчет работника, поскольку данный вид расчета является безналичным.

Ответственность в размере 25% выданных под отчет сумм, применяется за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета по ранее выданным (абз.5 част.1 ст.1 Указа №436 / 95 ).

Так как предприятие перечисляет средства на командировку работнику исключительно в безналичной форме, штрафы, согласно Указу №436 / 95 не применяются.

Но, обращаем внимание, что в случае, когда предприятие перечисляет аванс на новую командировку без отчетности о предварительном для работника возникает риск начисления налога на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) и военного сбора (далее - ВЗ), и вот почему:

Лица, получившие наличные с применением платежной карточки, представляют в бухгалтерию предприятия авансовый отчет с подтверждающими документами, а также документами о получении наличных с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала) вместе с неизрасходованным остатком наличных (п. 20 разд. ИИ Положение № 148).

Согласно пп. «А» пп. 170.9.3 НКУ, если во время служебных командировок командированного лицо - налогоплательщик получила наличные с применением платежных карточек, он представляет отчет об использовании выданных на командировку средств и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня после завершения командировки. Государственная фискальная служба применяет такой срок отчетности для случаев получения наличных с использованием как личной платежной (зарплатной) карты, так и корпоративной платежной карточки.

Если установленные для представления отчета сроки прошли, а сотрудник не сдал авансовый отчет, то выданный на командировку аванс считается чрезмерно потраченными средствами (п. 170.9 НКУ), то есть - перерасходом и основании пп. 170.9.1 НКУ и пп.1.4 п.16 прим.1 пидр.10 р.ХХ НКУ работодатель должен удержать НДФЛ и военный сбор с «суммы перерасхода».

Юлія Соболєва                ТОВ  «Профі – Аудит»