Консультация 30.04.19

Если произошла смена руководства, как подписать акт за прошедший период

090419

Согласно п.2.4 Приказа МФУ № 88 от 24.05.1995р. «Об утверждении Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете» (далее Приказ №88) первичные документы должны содержать в частности должности и фамилии лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личная подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, которая участвовала в осуществлении хозяйственной операции.

По общему правилу ответственность за обеспечение фиксирования фактов осуществления хозяйственных операций в первичных документах несет руководитель (ч.3 ст.8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»). При этом п.2.13 Приказа №88 позволяет руководителю утвердить по предприятию перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции.

МФУ в письме от 14.09.16р. №31-11420-07-10 / 26261 отмечает, что полномочия давать разрешение / подписывать первичные документы можно закрепить в распорядительном документе (например приказ по предприятию) или в должностной инструкции работника.

Итак, подписать акты за соответствующие периоды может любой уполномоченный распорядительным документом работник предприятия.

Если, руководитель не наделил никого полномочиями по предоставлению разрешения или подписанию первичных документов выходом из сложившейся ситуации может быть выписка дубликата первичного документа, а именно:

Приказом Министерства юстиции Украины №1000 / 5 от 18.06.15р. утверждены Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях (далее Правила).

П.13 Правил предусмотрено, что особым видом копии документа является дубликат - повторно оформлен служебный документ для использования вместо утраченного или поврежденного оригинала, имеет такую ​​же юридическую силу.

Дубликат изготавливается на таком же бланке, что и оригинал, и содержит информацию, аналогичную информации в оригинале. На нем проставляется оттиск печати (при наличии) и подписи должностных лиц, имеющих право подписи этих документов на момент оформления дубликата. На дубликате проставляется в правом верхнем углу отметка «Дубликат».

Таким образом, при отсутствии других уполномоченных работников предприятия, акты за прошлые периоды могут быть выписаны как дубликаты, на замену потерянным, и подписаны действующим на момент их выписки руководителем предприятия.

 

Ганна Довбиш                 ТОВ  «Профі – Аудит»