Консультация 09.01.18

Подпись документов

Как поступить с подписанием документов, если руководитель предприятия не на месте и штат предприятия не велик? Возможно ли дистанционное управление?

090118

В практике подпись должных лиц при наличии всех других обязательных реквизитов предоставляет документам и правовым актам юридической силы.

Согласно ст. 65 Хозяйственного кодекса Украины для руководства хозяйственной деятельностью предприятия собственник (собственники) непосредственно или через уполномоченные органы или наблюдательный совет такого предприятия (в случае его создания) назначает (избирает) руководителя предприятия, который является подотчетным владельцу, его уполномоченному органу или наблюдательном совете. Руководитель предприятия, главный бухгалтер, члены наблюдательного совета (в случае его создания), исполнительного органа и других органов управления предприятия в соответствии с уставом являются должностными лицами этого предприятия. Уставом предприятия должностными лицами могут быть признаны и другие лица. Руководитель предприятия без доверенности действует от имени предприятия, представляет его интересы в органах государственной власти и органах местного самоуправления, других организациях, в отношениях с юридическими лицами и гражданами, формирует администрацию предприятия и решает вопросы деятельности предприятия в пределах и порядке, определенных учредительными документами. То есть, именно подпись руководителя олицетворяет принятие решения юридическим лицом или совершения определенного действия (операции).

При отсутствии директора, убыл в служебную командировку, на предприятиях любых форм собственности нередко возникает необходимость издания различных кадровых или финансовых документов, которые подписываются единолично только отсутствующим директором.

Законодательно обязанности по передаче директором права подписи документов другим должностным лицам не предусмотрены. То есть, прямые нормы отсутствуют.
Считаем, что для осуществления нормальной и эффективной деятельности предприятия, перед убытием данного директора в командировку, он вправе передать свои полномочия по подписанию соответствующих документов какой-то должностному лицу данного предприятия.

На практике на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности, как правило, директор документально закрепляет передачу права подписи документов другим должностным лицам на период своего отсутствия. Для этого он (директор) издает приказ.

Передача директором своего права подписи определенных документов другому должностному лицу предприятия является не его обязанностью, а правом, которое он может и не передавать никому: даже на период своего отсутствия. При передаче права подписи документов другому лицу с директора не снимается ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Таким образом, должностное лицо или руководитель имеет право выдать приказ о командировке в котором предусмотреть возложение права подписи на определенную должностное лицо.

Другим путем решения проблемы является утверждение должностной инструкции работника предприятия (любого), в которой предусмотреть, что на время отсутствия руководителя право подписи закрепленное за работником.

По дистанционного управления, то действующее законодательство не запрещает осуществление управления предприятием (выдачу и подписание распоряжений) руководителем с помощью сети Интернет и подписания электронной цифровой подписью определенных документов. Возможно и личное подписания документов (в бумажном виде) с последующим отправлением их по почте (или привозом из командировки).

При наличии малой численности штата предприятия отметим следующее. Действующее законодательство не запрещает возлагать обязанности руководителя на время его отсутствия на любого работника (бухгалтера или сторожа).

Также, согласно ст. 9 Закона Украины «О государственной регистрации юридических лиц, физических лиц - предпринимателей и общественных формирований» сведения о лицах, которые могут совершать действия от имени юридического лица, в том числе подписывать договоры, подавать документы для государственной регистрации и т.п., могут вноситься в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц - предпринимателей и общественных формирований. Такие сведения указываются в категории «подписант». То есть, юридическое лицо (учредитель) принимает решение о наделении определенного лица (не обязательно работника) правом подписи с определением четкого перечня документов, на которых имеет право проставлять свою подпись такое лицо. Решения принимаются в виде протокола или решения (как предусматривает устав) и подается государственному регистратору для включения сведений в реестр. Для всех посторонних лиц подписант является уполномоченным действовать от имени предприятия лицом.


Денис Андреев ООО АФ «Профи - Аудит»

»