Консультация 03.04.18

Суточные за границу

Работник   предприятия направлен в командировку за границу, но на предприятии нет валютного счета и сумма суточных, выдается работнику в гривневом эквиваленте курсу НБУ на дату выдачи аванса. Как правильно рассчитать предельную сумму суточных, которая не подлежит обложению НДФЛ и военным сбором? Что делать, если после этой операции возникает отклонение в сторону увеличения, будет ли необходимость предприятию выплатить сотруднику возмещение денежных средств? Что делать, если отклонение в сторону уменьшения, будет ли эта сумма являться дополнительным благом, которая подлежит налогообложению (НДФЛ, военный сбор)?

030418

Налогообложение доходов физических лиц регламентируется разделом IV Налогового кодекса Украины (далее - НКУ), согласно пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 которого в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход плательщика налога не включаются, в частности, средства, полученные налогоплательщиком на командировку или под отчет и рассчитанные согласно п. 170.9 ст. 170 НКУ.

Подпунктом 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ предусмотрено, что не является доходом налогоплательщика - физического лица, находящегося в трудовых отношениях со своим работодателем или является членом руководящих органов предприятий, учреждений, организаций, сумма возмещенных ему в установленном законодательством порядке расходов в пределах фактических расходов, в частности, на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте).

Указанные расходы не являются объектом налогообложения только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде, в частности транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона, если его обязательность предусмотрена правилами перевозки на соответствующем виде транспорта, и расчетных документов об их приобретении по всем видам транспорта, в том числе чартерных рейсов, и тому подобное.

Кроме того, любые расходы не включаются в налогооблагаемый доход плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя / командирующей стороны.

В налогооблагаемый доход не включаются также расходы, не подтвержденные документально, на питание и финансирование других собственных нужд физического лица (суточные расходы), понесенные в связи с такой командировкой в ​​пределах территории Украины, но не более 0,1 размера минимальной заработной платы, установленной законом на 1 января налогового (отчетного) года, в расчете за каждый календарный день такой командировки, а для командировок за границу - не выше 80 евро за каждый календарный день такой командировки по официальному обменному курс ом гривны к евро, установленному Национальным банком Украины, в расчете за каждый такой день.

В случае командировки за границу аванс выдается в национальной валюте государства, в которое командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте (п. 5 р. III  Инструкции № 59). Об этом говорилось в том числе и специалистами Миндоходив в письме от 30.09.2013 г.. № 12251/6 / 99-99-22-02-04-18. Хозрасчетные предприятия валюту аванса на загранкомандировку должны самостоятельно определить внутренним документом, например, Положением о командировке или непосредственно в приказе о командировке, учитывая, что действие Инструкции № 59 на них не распространяется.

Отметим, что нормативно-правовые акты прямо не запрещают выдавать аванс в гривнах для зарубежных командировок. Прямое требование о его предоставлении в инвалюте содержит только п. 5 р. III Инструкции № 59, которая распространяется только на учреждения и предприятия. Если внутренний документ предприятия предусматривает обязательность обеспечения инвалютному авансом, то предприятие должно получить наличные в инвалюте и выдать работнику, направляемому в командировку за границу.

Если работнику был выдан аванс в сумме, не достаточен для покрытия расходов в командировке за границей, то работнику-резиденту, который находился в командировке за границей, расходы собственных средств в иностранной валюте возмещаются в соответствии с законодательством Украины в валюте Украины по официальному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день выплаты указанных средств, а работнику-нерезиденту, по его желанию, - как в иностранной валюте, так и в валюте Украины (п. 2.5 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Укр ны утвержденных Постановлением Правления НБУ от 30.05.2007 г.. № 200).

Следовательно, возмещение расходов за рубежом при условии наличия подтверждающих документов осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на дату:

- получение аванса - если фактические расходы работника в иностранной валюте соответствуют сумме полученного аванса;

- погашение задолженности - если для окончательного расчета за командировку нужно выплатить дополнительные средства работнику (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса);

- погашение задолженности работником - в случае наличия суммы неиспользованного аванса (если курс НБУ на дату погашения долга отличается от курса НБУ на день выдачи аванса).

В случае, если работник не вернул средства, которые у него остались согласно авансового отчета после командировки, такая сумма признается его дополнительным благом с соответствующим удержания НДФЛ (18%) и военного сбора (1,5%).

Ганна Загорулько                          ТОВ АФ «Профі – Аудит»

»